شركت سپاهان همراه

اينويس (Invoice)

اينويس يا صورتحساب، كه به آن سياهه تجاري نيز گفته مي‌شود، يكي از اسناد مهم بوده كه فروشنده (صادركننده كالا) به همراه ساير اسناد مطابق با قرارداد فروش براي خريدار ارسال مي‌نمايد. اين سند حاوي اطلاعاتي درباره مبلغ تعيين شده بوده كه خريدار بايد در ازاي تحويل كالا يا خدمت به فروشنده پرداخت نمايد. اينويس بيشتر سندي است كه بين خريدار و فروشنده رد و بدل مي‌گردد ولي گاهي مي‌تواند در وجه اشخاص نيز صادر شود.

اطلاعات اينويس

سياهه تجاري يا اينويس لازم نيست به يك شكل مشخص باشد و فروشندگان بسته به سليقه و ساختار سازمان خود، اقدام به طراحي صورتحساب مي‌نمايند. اما در حالت كلي هر اينويس بايد دربرگيرنده اطلاعات زير بر روي كاغذي مارك‌دار و با تاريخ صدور اينويس باشد:

۱. نام و آدرس فروشنده و خريدار كالا

۲. مشخصات كالا شامل: مقدار آن با توضيحات كامل، قيمت واحد، تعداد بسته‌ها و وزن كالا

۳. شماره سفارش يا قرارداد

۴. قيمت كل با احتساب هزينه‌هاي از پيش تعيين شده

۵. علامت حمل‌و‌نقل

۶. شرايط پرداخت و تحويل كالا

۷. در صورت نياز خريدار نام كشتي حمل‌كننده كالا

انواع اينويس

علاوه بر موارد بالا گاهي خريدار درخواست اطلاعاتي ديگري نيز جهت درج در اينويس مي‌نمايند مانند نام كشور ساخت كالا، بندر بارگيري يا محل تخليه كالا و يا جزئيات مربوط به هزينه‌هاي بيمه و غيره.

بر اين اساس ۳ نوع سياهه تجاري ديگر نيز وجود دارد كه به درخواست برخي خريداران صادر مي‌گردد كه به شرح زير هستند:

۱. سياهه گواهي شده (Cerified Invoice)

در اين نوع صورتحساب، فروشنده بايد مواردي نظير كالاي فرستاده شده مطابق قرارداد يا پيش سياهه بوده و يا از طرف كشور ممنوع نيست را تائيد كرده كه معمولاً اينويس بايد به امضاي اتاق بازرگاني محل يا مقامي مسئول برسد.

۲. سياهه تائيد شده (Legalised Invoice)

فروشندگان به درخواست برخي از كشور‌ها نظير بعضي از كشورهاي خاورميانه، بايد سياهه تجاري را علاوه بر تائيد اتاق بازرگاني محل خود، به سفارت يا كنسولگري كشور خريدار برده تا امضا نمايد كه به اين نوع اينويس، گاهي Visaed Invoice نيز اطلاق مي‌شود.

۳. سياهه كنسولي (غير مجاز مي باشدular Invoice)

برخي از كشورها نظير آمريكاي جنوبي، از واردكنندگان درخواست اين نوع سياهه را مي‌نمايند. سياهه كنسولي درواقع يك فرمي چاپي است كه توسط سفارتخانه‌هاي كشور فروشنده بايد تكميل و مهر شده و تمامي هزينه‌هاي آن را فروشنده تقبل نمايد.

نمونه يك اينويس Invoice با توضيحات كامل

همان‌طور كه در ابتدا اشاره شد، در حالت كلي اگر خريدار درخواست سياهه خاصي را نكند، ساختار اينويس به دلخواه فروشنده خواهد بود كه در ادامه اطلاعات يك نمونه استاندارد از آن‌ها را توضيح مي‌دهيم.

اطلاعات نمونه استاندارد اينويس

۱. (Shipper (seller

در اين قسمت نام فروشنده يا صادركننده كالا درج مي‌شود و شامل نام، آدرس پستي و تلفن شركت به طور كامل درج گردد.

۲. (Consignee (Buyer

در اين بخش نام شركت خريدار كالا به طور كامل به همراه آدرس پستي و تلفن وارد مي‌شود.

۳. Invoice Date

در اين قسمت تاريخ صدور سياهه درج مي‌گردد.

۴. Invoice No

هر سياهه تجاري حتماً بايد داراي شماره مسلسل و مشخصي باشد كه در اين بخش نوشته شود.

۵. No: رديف كالا يا خدمات ارسالي

۶. Description: توضيحات مختصري از كالا يا خدمت ارسالي

۷. HS Cod: كد تعرفه گمركي كالاي ارسالي

۸. Quantity: تعداد كالاي ارسالي

۹. (Unit Price (Currency: قيمت هر واحد كالا

۱۰. (Total Price (Currency: قيمت كل كالاهاي ارسالي

نكته مهم در هنگام درج قيمت اين است كه از قبل نوع واحد ارزي بايد تعيين شده و مطابق با آن دو قسمت آخر پر شوند.

پكينگ (Packing List)

ليست عدل بندي كه به پكينگ شهرت دارد، ساختار و كاركردي مشابه اينويس داشته كه علاوه بر استفاده در هنگام انجام تشريفات گمركي و صادرات و واردات كالا، براي شركت‌هاي حمل‌ونقل نيز مفيد و قابل استفاده است.

در ليست عدل بندي اطلاعات محموله شامل نوع، تعداد، ابعاد، وزن خالص و ناخالص در سندي درج مي‌گردد.

نمونه يك نمونه پكينگ استاندارد

همان‌طور كه ساختار و الگوي مشخص براي سياهه وجود ندارد، ليست عدل بندي نيز مي‌تواند متفاوت باشد. اما در يك ساختار مشابه نمونه قبلي اينويس علاوه بر موارد ۱ تا ۶ فرم قبلي، موارد زير درج مي‌گردد.

– Box / Pollet No:

در اين قسمت نوع بسته‌بندي مانند كارتن، جعبه چوبي، جعبه فلزي و غيره مشخص مي‌شود. لازم به ذكر است كه تعداد كالا در اينويس درج مي‌گردد و فقط نوع بسته‌بندي و تعداد بسته‌ها در پكينگ وارد مي‌شود.

– (Dimension (cm

در اين بخش ابعاد بسته شامل طول، عرض، ارتفاع بر حسب سانتي‌متر درج مي‌شود.

– (Net Weight (kg

در اين بخش وزن خالص كالا پيش از بسته‌بندي را برحسب كيلوگرم قرار مي‌دهند.

– (Gross Weight (kg

وزن هر بسته محموله پس از بسته‌بندي محاسبه و بر حسب كيلوگرم در اين قسمت قرار داده مي‌شود.